Goed samenwerken is knap lastig

Steeds meer organisaties komen erachter dat samenwerken misschien wel een betere optie is dan alles zelf ondernemen of onder een dak brengen. Samenwerken geeft je meer flexibiliteit, meer kennis, meer inzicht maar misschien ook wel meer problemen?

Vanzelfsprekend?

Samenwerken is echt niet eenvoudig en mag ook niet als vanzelfsprekend worden gezien, het is net als in een relatie, je moet er beide veel tijd en energie in stoppen om het te laten werken. Het begin is eenvoudig, maar in de jaren daarna moet je bouwen, elkaar helpen, elkaar op nieuwe inzichten brengen, trouw je haal en breng plicht uitvoeren (afwachten is geen optie) en niet te vergeten business voor elkaar generenen. Dan pas ben je echte partners. Maar hoe gaan we dat nou eigenlijk vormgeven?

Samenwerken met mensen die op een ander locatie aanwezig zijn is al niet eenvoudig, laat staan aan de andere kant van de wereld. De laatste jaren heb ik gezien dat het meest belangrijke is dat je zichtbaar voor elkaar bent en daarin kunnen een aantal ICT middelen je natuurlijk helpen, maar het belangrijkste is dat je je best doet om zichtbaar te zijn en ook om hiervoor open te staan. Elke partnership op zijn eigen manier; online, telefonisch, face-to-face het gaat om de attitude.

Kortom, bedenk  en bespreek met je partners wat belangrijk en wat gewenst is voor je allerlei tools en middelen gaat installeren. Trouwens, is het echt wel nodig om allerlei tools te installeren of zijn er ook andere manieren om een team goed te laten functioneren? Vorige jaar heb ik eens een presentatie gegeven over teamwork in een van onze salesmeetings. Na een reeks slides van het Nederlandse Volleybal team, het Dames Hockey team, The A-team, Teenage Ninja Turtles, Charlies Angels en zo nog een hele reeks was het toch best lastig om te definieren al deze groepen gemeen hadden. Juist….succes…..en teamwork.

Informatie ophalen

Factor4 kan hierbij helpen, dit is een methode om o.a. op dit vlak informatie uit een organisatie te krijgen. Dit helpt de informatie manager keuzes te maken en een beleid cq visie te creeren voor de komende jaren. Imtech doet dit vaker kan hierbij helpen.

Dit is een reponse op het artikel in de computable van 21-05-2010: Samenwerken is knap lastig

Serie ‘Het nieuwe werken’: 1st steps

Luister, ontwikkel een 1.3.5. visie en begin vooral klein.

Luisteren

Luister naar de behoefte organisatie en medewerkers, dit is van grote waarde voor het creeren van een werkomgeving waar ieder individu goed kan presteren. Ja, dit kan voor ieder anders zijn, de key is dan ook het bieden van KEUZE.

Ga er maar vanuit dat je niet voor mensen kan beslissen, dat eenheidsworsten niet meer bestaan en dat je binnen de kaders van je bedrijfvoering (security, cultuur) een omgeving dient te creeren welke flexibel is en keuze geeft aan medewerkers met verschillende kernwaarden, werkwijzen en een divers palet aan culturele achtergrond.

Imtech ICT kan hierbij helpen en maakt gebruik van een methode (FACTOR4 index) om informatie uit de organisatie te halen en te analyseren.

“De Factor 4 Index is ontwikkeld om zichtbaar te maken waar binnen de organisatie dingen goed gaan en waar het verbeterpotentieel zit. Dit inzicht brengt de dialoog op gang, veroorzaakt beweging en geeft richting aan verbeterprojecten”

Hier een mooi voorbeeld van het resultaat in spiderweb vorm.

Ontwikkel een Visie

Na het onderzoek kan er gewerkt worden aan een visie waar de organisatie 1 jaar, 3 jaar en 5 jaar van hier wil staan rondom Inspiratie, Cultuur, Organisatie en Technologie. Belangrijk is dat deze door het management volledig gedragen gaat worden, Onvoorwaardelijk!

Leg de visie vast, creeer een lijst met kernwaarden, gebruik deze waarden in je interne communicatie en laat met regelmaat de roadmap zien om dialoog aan te gaan en voortgang te meten.

Maak dit vooral ook visueel, laat een storyboard ontwikkelen of zorg voor een set ‘jip-en-janneke’ beelden waaruit iederen begrijpt wat de verandering gaan zal brengen. Hierbij een voorbeeld:

  

Begin klein

Ik gaf eerder al aan dat we een reis beginnen, visie en uitvoering kan je altijd bijstellen, accepteer dat dit ook zal gebeuren want er kan altijd een aswolk onverwachts roet in het eten gooien.

Zie het als het beklimmen van een berg en zet eerst je basiskamp om vervolgens naar het volgende kamp af te reizen. Daar aangekomen analseren, vooruit denken en voorbereiden. Risico…JA…wilde actie…NEE.

Start ook vooral met de quick wins welke uit het onderzoek naar voren komen, het spiderweb laat goed zien op welk vlak deze zich bevinden.

Klinkt allemaal logisch………….toch?

Serie ‘Het nieuwe werken’: onze visie

Serie ‘Het nieuwe werken’: Connect

Serie ‘Het nieuwe werken’: Socialize

Serie ‘Het nieuwe werken’: Integrate

Serie ‘Het nieuwe werken’: Integrate

Het combineren van bestaande informatie en functionaliteit om zo nieuwe functionaliteit en inzichten te creëren.

Slimmer omgaan met informatiestromen zorgt voor een beter inzicht en efficiente huishouding, her-gebruik van data en real-time data zijn daarbij belangrijke onderdelen voor nu en de toekomst.

De basis

De basis van integratie is altijd een gedegen (business) proces analyse die gevolgd wordt door proces management met als doel om innovatie, flexibiliteit en verdere integratie in te zetten om organisaties effectiever en efficiënter te laten opereren.

De uitvoering

Aan de ‘achterkant’ dienen organisaties informatie op een slimme manier te combineren richting gebruikers of andere systemen in de keten waarbij service orientatie (Service bus, ETL, webservices, translation services), real-time services en connectivity een belangrijke rol hebben rondom de gewenste oplossingen.

Aan de ‘voorkant’ gaat het om informatie geïntegreerd aanbieden op basis van personalisatie en tevens individualisatie door gebruik te maken van nieuwe technieken volgens bestaande en Web 2.0 technieken en samengestelde applicaties (mash-up).

De laag die zorgt voor de verbinding tussen de ‘voorkant’ en de ‘achterkant’ draagt de intelligentie om nieuwe inzichten te creeren zoals business intelligence (BI) en business process management (BPM).

Ingewikkeld?

Klinkt ingewikkeld? Komt erop neer dat er richting de gebruiker juist eenvoud nodig is, al die complexe systemen moeten we zo inrichten dat het voor de gebruikers (medewerkers, klanten, leveranciers) eenvoudig en vanuit een oogopslag te gebruiken is en het lieft zo visueel mogelijk.

Een mooi en praktisch voorbeeld van zo’n mash-up (samensmelting) is bijvoorbeeld http://casper.frontier.nl/ al zou er op moment van schrijven geen vliegtuig te zien mogen zijn ivm de aswolk vanuit IJsland.

Visuals worden steeds belangrijker, en grappig genoeg nu ik erover nadenk, heb ik ongeveer een jaar geleden voor het laatst een full blown Word document geschreven. Sindsdien gebruik ik vooral een presentatievorm en ook die worden steeds meer visueel (story telling).

De laatste serie na Connect, Socialize, Integrate gaat over het zetten van een eerste stap, waar begin je nou met je reis om te ontdekken van voor jouw organisatie 'Het Nieuwe Werken’ betekend…….

Serie ‘Het nieuwe werken’: onze visie

Serie ‘Het nieuwe werken’: Connect

Serie ‘Het nieuwe werken’: Socialize

Serie ‘Het nieuwe werken’: Socialize

Het delen van kennis, contacten en vaardigheden op basis van sociale open netwerken.

De generatie ‘digital natives’ wil intuïtieve systemen gebruiken zonder technische zorg en met een zelfsturend karakter waarin inhoud en informatie vrij gedeeld kunnen worden op basis van persoonlijke verantwoordelijkheid. Hier staat het delen van kennis, contact maken en profileren voorop, daarvoor zijn natuurlijk wel middelen nodig om dit mogelijk te maken.

Als organisatie zorg je ervoor dat applicaties aan deze kenmerken voldoen en professionals en kenniswerkers de mogelijkheid geeft diverse manieren van samenwerken en communicatie te gebruiken zodanig dat afhankelijkheid van tijd en locatie worden geëlimineerd en volledig past in het concept ‘Het Nieuwe Werken’.

Social gaat veel verder dan alleen hyves, linkedin en facebook. Daar waar mensen samen werken aan een doel is al functionaliteit gewenst om samen te werken en elkaar goed te kunnen bereiken. Denk eens aan nieuwe mogelijkheden in ‘e-commerce’ toepassingen, in servicedesk tooling of wat dacht je van virtuele werelden in combinatie met software ontwikkeling of projectmeetings?

Het gebruik van business applicaties in combinatie met virtuele projectruimten, profiling, wiki’s, blogs, (instant)messaging, Voip en communities alsmede de integratie met bestaande systemen als LinkedIn en Facebook of een al bestaand informatieportaal (Intranet) zorgt voor een interactieve omgeving waar professionals graag mee werken en welke innovatie en een actieve bijdrage aan de organisatie stimuleren.

‘Social’ is steeds vaak de enabler van een innovatieve organisatie en zorgt voor trots, samenhang en awareness van het samen business doen. Dat willen we toch allemaal….business doen?!

Serie ‘Het nieuwe werken’: onze visie

Serie ‘Het nieuwe werken’: Connect

Serie ‘Het nieuwe werken’: Connect

Het bij elkaar brengen van mens, proces en applicatie

De mens

Connect gaat over samenwerken en het samenbrengen van professionals, klanten, leveranciers en systemen om zodoende eenvoud en optimalisatie te realiseren. Het maken van keuze’s en het realiseren dat je niet overal sterk in kan zijn zorgt ervoor dat partnering van steeds groter belang gaat worden.

Connect staat voor de relatie business en IT waarin steeds meer de I van informatie in plaats van de T van technologie de boventoon voert. Informatie komt vanuit ‘de business’ en IT dient daarop aan te sluiten, de rol van informatiemanager is dan ook sterk in opmars.

Het proces

Draag als organisatie zorg voor je primaire bedrijfsprocessen en zorg de informatiestromen binnen deze processen goed ondersteund worden door de IT omgeving. Primaire processen voor elk bedrijf; zoals inkoop, facturatie, salarissen dienen een vaste waarde binnen een bedrijf te zijn. Dit zorgt voor rust en eenvoud hebben wij de afgelopen 20 jaar samen ondervonden. De volgende stap is het her-gebruiken van deze processen en de infomatie binnen deze processen door meer te koppelen met mensen……en systemen slimmer te gebruiken.

De Applicatie

Connect staat ook voor het gebruik van software welke open is opgezet en opgebouwd uit componenten met mogelijkheden om systemen van andere vendors aan te kunnen spreken en te (her)gebruiken zodat vraagstukken rondom bijv. ketenintegratie en integraal klantbeeld beter worden beantwoord. Het gebruik van applicaties en functies van verschillende systemen resulteert uiteindelijk in een omgeving die we voor de gebruiker als één presenteren.

Serie ‘Het nieuwe werken’: onze visie